VERBİS Kaydı Nasıl Yapılır?

Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) uyumluluğu denince akla gelen en önemli adımlardan biri de VERBİS kaydıdır. VERBİS, yani Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi, kişisel veri işleyen şirketlerin ve profesyonellerin, bu faaliyetlerini kamuya açık bir şekilde beyan ettikleri resmi bir sistemdir. Bu kayıt, bir nevi "Ben kişisel veri işliyorum, bunu şu amaçlarla yapıyorum ve şu tedbirleri alıyorum" demenin resmi yoludur.

Peki, kimler bu sisteme kaydolmak zorunda ve bu kayıt süreci tam olarak nasıl işliyor? Gelin, bu önemli süreci adım adım inceleyelim.

VERBİS'e Kimler Kayıt Olmalı?

KVKK, belirli ölçekteki tüm veri sorumlularının VERBİS'e kaydını zorunlu tutar. Güncel düzenlemelere göre, aşağıdaki şartlardan en az birini sağlayan gerçek ve tüzel kişiler kayıt yaptırmakla yükümlüdür:

• Yıllık çalışan sayısı 50'den fazla olanlar.

• Yıllık mali bilanço toplamı 100 milyon TL'den fazla olanlar.

• Bu limitlerin altında kalsa dahi, ana faaliyet konusu sağlık verisi, genetik veri gibi "özel nitelikli kişisel veri" işlemek olanlar (örneğin klinikler, hastaneler).

• Yurt dışında yerleşik olup Türkiye'deki kişilerin verilerini işleyenler.

Eğer bu kapsama giriyorsanız, veri işlemeye başlamadan önce VERBİS kaydınızı tamamlamanız yasal bir zorunluluktur.

Kayıt Öncesi En Kritik Adım Veri Envanteri

VERBİS kaydı, sadece bir form doldurma işleminden ibaret değildir. Sisteme hangi verileri, ne amaçla işlediğinizi, kimlere aktardığınızı ve ne kadar süreyle sakladığınızı beyan etmeniz gerekir. İşte bu bilgileri doğru bir şekilde beyan edebilmek için, kayıt öncesinde mutlaka bir "Kişisel Veri İşleme Envanteri" hazırlamanız şarttır.

Bu envanter, şirketinizin veri haritasını çıkardığınız bir çalışmadır. Hangi departman, hangi kişisel verileri (müşteri, çalışan, tedarikçi vb.), hangi iş süreci için topluyor ve bu verilerle ne yapıyor? Bu soruların cevabını netleştirmeden VERBİS'e doğru bir bildirimde bulunmak imkansızdır.

VERBİS Kayıt Sürecinin Adımları

Veri envanteriniz hazır olduğunda, kayıt süreci teknik adımlarla ilerler:

1. Başvuru: kvkk.gov.tr adresi üzerinden VERBİS'e girilir ve "Veri Sorumlusu Yönetici Girişi" bölümünden başvuru süreci başlatılır.

2. Form Doldurma: Şirket bilgileri girilerek bir başvuru formu oluşturulur. Bu form, ıslak imzalı olarak posta yoluyla veya KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) ile Kişisel Verileri Koruma Kurumu'na iletilir.

3. Kullanıcı Adı ve Şifre: Kurum başvuruyu onayladıktan sonra size bir kullanıcı adı ve şifre gönderir.

4. İrtibat Kişisi Atama: Sisteme giriş yaparak şirketiniz adına bildirimleri yapacak, Türkiye'de yerleşik bir "İrtibat Kişisi" atarsınız.

5. Veri Beyanı: Hazırladığınız envanterdeki bilgileri (veri kategorileri, işleme amaçları, alıcı grupları, saklama süreleri vb.) sisteme girerek kaydı tamamlarsınız.

Modern Veri Toplama Alışkanlıklarının Rolü

VERBİS, temelinde veri sorumluluğu ve şeffaflık üzerine kuruludur. Bu sorumluluk, daha veri topladığınız ilk andan itibaren başlar. Kontrolsüz bir şekilde veri toplamak yerine, kimden ne zaman veri aldığınıza dair dijital bir iz bırakır. Bu modern yaklaşım, veri envanterinizi oluştururken size netlik kazandırır ve "Bu iletişim bilgisini nereden aldım?" sorusuna kolayca cevap vermenizi sağlar. Dijiizin, veri toplama sürecinizi daha en başından sorumlu ve düzenli bir hale getirerek KVKK ve VERBİS uyum ruhunu destekler.