Veri Envanteri Nasıl Hazırlanır?

Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) ve VERBİS kaydı gibi yasal yükümlülükler söz konusu olduğunda, her şeyin başlangıç noktası tek bir temel çalışmadır: Kişisel Veri İşleme Envanteri. Peki, bu envanter tam olarak nedir ve sıfırdan nasıl hazırlanır? En basit tanımıyla veri envanteri, şirketinizin veya kişisel faaliyetlerinizin "veri haritası"dır. Hangi kişisel verileri, nereden topladığınızı, neden işlediğinizi ve onlarla ne yaptığınızı gösteren detaylı bir kayıttır.

Bu çalışma, sadece bir yasal zorunluluğu yerine getirmekle kalmaz, aynı zamanda şirketinizin veri akışını anlamanızı ve olası riskleri yönetmenizi sağlar.

Adım 1 Süreci Planlayın ve Sorumluları Belirleyin

Veri envanteri hazırlığı, genellikle tek bir kişinin yapabileceği bir iş değildir. Sürece başlamadan önce, bu çalışmayı kimin yürüteceğini belirleyin. Küçük bir işletmeyseniz bu kişi siz olabilirsiniz, daha büyük bir yapıda ise farklı departmanlardan (insan kaynakları, pazarlama, satış vb.) temsilcilerin dahil olduğu bir ekip kurmak en doğrusudur. Bu ekip, veri toplama ve işleme faaliyetlerini en iyi bilen kişilerden oluşmalıdır.

Adım 2 Veri Toplama Kanallarınızı Tespit Edin

Envanterin en önemli adımlarından biri, kişisel verilerin şirketinize hangi kanallardan girdiğini belirlemektir. Kendinize şu soruyu sorun: "Biz kişisel verileri nereden topluyoruz?"

• Web sitesi iletişim formları

• E-posta yazışmaları

• Müşteri sözleşmeleri

• İşe alım platformları (CV'ler)

• Fiziksel olarak doldurulan formlar

Adım 3 Her Veri İçin Kilit Soruları Sorun

Veri toplama kanallarınızı belirledikten sonra, her bir kanal için topladığınız verileri detaylandırma zamanı gelmiştir. Genellikle bir Excel tablosu kullanarak aşağıdaki soruları her bir veri işleme faaliyeti için cevaplayın:

• Hangi Veri Kategorisi İşleniyor? (Örn: Kimlik Bilgisi, İletişim Bilgisi, Finansal Bilgi)

• Veri İşleme Amacı Nedir? (Örn: Ürün satışı, pazarlama, işe alım, müşteri desteği)

• Yasal Dayanak Nedir? (Örn: Açık rıza, sözleşmenin kurulması, kanuni zorunluluk)

• Veri Kimlere Aktarılıyor? (Örn: Kargo şirketi, CRM yazılımı, muhasebe departmanı)

• Maksimum Saklama Süresi Nedir? (Veriyi ne kadar süreyle saklayacağınız)

• Veri Güvenliği İçin Alınan Tedbirler Nelerdir? (Örn: Şifreleme, yetki kontrolü)

Adım 4 Envanteri Dokümante Edin ve Güncel Tutun

Tüm bu bilgileri topladıktan sonra, bunları düzenli bir doküman (genellikle bir tablo) haline getirin. Bu doküman, sizin resmi Kişisel Veri İşleme Envanteriniz olacaktır. Unutmayın, bu envanter statik bir belge değildir. Yeni bir veri işleme süreci başlattığınızda veya mevcut bir süreci değiştirdiğinizde, envanterinizi de güncellemeniz gerekir. Hazırladığınız bu detaylı envanter, VERBİS kaydı yapmanız gerektiğinde size doğrudan kaynaklık edecek en değerli belgedir.